Avointa johtamista lukujen avulla

Isännöitsijät toimivat taloyhtiön johdossa ja vastaavat muun muassa siitä, että taloyhtiön kirjanpito hoidetaan lakien ja asetusten mukaan.

Taloyhtiön hallituksella on merkittävä rooli ja vastuu, kun isännöitsijä yhdessä kirjanpitoammattilaisten kanssa hoitaa yhtiön kirjanpitoa. Hallituksen tulee olla tietoinen mihin yhtiön rahoja on käytetty ja minkälaisia maksuja yhtiö suorittaa. Ilman pääsyä näihin tietoihin, hallitus saattaa olla pitkää tiedoton siitä, mihin yhtiön rahoja on käytetty.

Suurelle osalle taloyhtiön asukkaista vuosittaiset yhtiökokoukset toimivat taseen ja tuloslaskelmien esittelytilaisuuksina, jossa esitellään kuluneen vuoden talouslukuja. Hallitus käy luvut läpi ennen yhtiökokousta, mutta reaaliaikaista seurantaa harvemmin tehdään.

Helsingin Sanomat julkaisi sunnuntaina 15.10.2017 uutisen ”Isännöitsijä vei taloyhtiöltä 700 000 euroa valelaskuilla ja väärennetyllä kirjanpidolla – Näin rikokset voi estää, neuvovat juristit”. Uutisessa käsitellään muutamaa tapausta, joissa isännöitsijä on kavaltanut yhtiön rahoja. Kiinteistöliiton mukaan vuosittain tulee esille muutamia väärinkäytösepäilyksiä [1].

Uutisesta ei käy ilmi millä tasolla yhtiön hallitukset ovat päässeet katsomaan tai tarkastelemaan yhtiön päivittäistä kirjanpitoa, mutta päivittäisen kirjanpidon ollessa avointa hallituksen jäsenille, osa rikoksista olisi ehkä tullut ilmi aiemmin tai jäänyt kokonaan tekemättä.

Avoimuus lisää luottamusta

Isännöitsijän ja hallituksen välillä vallitseva luottamus on yhtiön johtamisen kannalta merkittävässä roolissa. Kun esimerkiksi kirjanpitoon liittyvät toimenpiteet ovat nähtävillä ja hallituksella on pääsy kirjanpitodataan, voidaan välttyä yllä olevan uutisen kaltaisilta otsikoilta ja hallituksen luottamus isännöitsijään kasvaa. Mahdolliset väärinkäyttötapaukset tulevat myös nopeammin esille ja yhtiölle koituvat taloudelliset tappiot saadaan minimoitua tai ennaltaehkäistyä.

Kaikkia kuitteja tai maksuja ei hallituksenkaan kannata lähteä tutkimaan, mutta tieto siitä mihin rahoja käytetään ja mistä taloyhtiölle tulee tuloja, olisi hyvä olla kaikkien hallituksen jäsenten tiedossa.

Kiinteistöalan juristit listaavat 4 vinkkiä taloyhtiöiden hallitukselle:

  1. Pitäkää kokouksia säännölliseti
  2. tutustukaa tiliotteeseen
  3. käyttäkää apuna digipalveluita
  4. valitkaa hallitukseen kiinnostuneita [1].

Digipalvelut isännöintialalla

Digipalveluiden kysyntä ja tarjonta lisääntynee tulevaisuudessa myös isännöintialalla. Asukkaat ovat tottuneet käyttämään digipalveluita ja osaavat myös vaatia niitä isännöintialan toimijoilta. Digitaalisuus painaa yhä enemmän vaakakupissa, kun yhtiöt valitsevat uutta isännöintiyritystä palveluntarjoajakseen.

//Oskari Haaristo

Viitteet:

[1] Isännöitsijä vei taloyhtiöltä 700 000 euroa valelaskuilla ja väärennetyllä kirjanpidolla – Näin rikokset voi estää, neuvovat juristit